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Migrer de Salesforce vers HubSpot : ce que vous perdez, et ce qu'il faut reconstruire
par Paul Mantez, Co-fondateur & Développeur
Quand une PME quitte Salesforce pour HubSpot, c'est souvent pour la même raison : l'outil est devenu plus lourd que l'équipe qui s'en sert. Un administrateur parti, des Flow que plus personne ne comprend, une licence qui pèse, des commerciaux qui retournent au tableur. HubSpot promet un outil plus simple, et dans beaucoup de PME, il tient cette promesse.
Mais la migration n'a rien de simple. Ce qui part avec l'export, ce sont les données. Ce qui fait tourner votre Salesforce, les règles, les calculs, les rapports, les outils branchés dessus, reste derrière. Cet article fait l'inventaire de ce que vous perdez et de ce qu'il faut reconstruire, pour que les surprises arrivent pendant le cadrage. Le sens inverse a son propre guide : migrer de HubSpot vers Salesforce.
Les chiffres qui suivent sont ceux des éditeurs, avec leur source. Ceux de nos projets restent chez nos clients.
Faut-il vraiment partir ?
La plupart des pages sur ce sujet sont écrites par des agences partenaires de HubSpot. Nous ne sommes partenaires d'aucun éditeur : on déploie Salesforce, HubSpot et Odoo, et il nous arrive de conseiller de rester.
Les raisons de partir sont souvent bonnes. Salesforce a relevé en moyenne de 6 % ses prix catalogue en Enterprise et Unlimited au 1er août 2025 (Salesforce), et une équipe de dix commerciaux n'a pas toujours besoin de ce que ces éditions apportent. Mais un Salesforce trop lourd est parfois un Salesforce mal paramétré : des champs en trop, des écrans surchargés, des automatisations qui se marchent dessus. Le simplifier coûte parfois moins cher que tout reconstruire ailleurs.
La question à se poser avant de signer chez HubSpot : est-ce l'outil qui ne convient plus, ou la façon dont il a été construit ?
Ce qu'il faut reconstruire
L'export de données de Salesforce ne contient pas les métadonnées : champs personnalisés, code Apex, mises en page, rapports, ensembles d'autorisations. Salesforce indique qu'elles se sauvegardent à part (aide Salesforce). Les Flow en font partie. Les champs formule et les cumuls sont exclus de l'export (aide Salesforce) : la valeur calculée ne part pas, la règle de calcul non plus.
Concrètement, voici ce qui ne traverse pas et doit être refait dans HubSpot :
- les Flow et les règles d'automatisation : relances, attributions, mises à jour d'une fiche à l'autre
- les rapports et les tableaux de bord, que la direction regarde chaque lundi
- les champs calculés : un montant pondéré, une ancienneté, un score
- les droits : qui voit quoi, qui modifie quoi
- les séquences et les modèles d'e-mails
- les outils branchés à Salesforce : l'ERP qui reçoit les commandes, les formulaires du site, la signature électronique, la téléphonie
HubSpot propose son propre outil de transfert depuis Salesforce. Il ne reprend ni les objets personnalisés, ni les champs qui relient vos fiches entre elles, ni les formules.
La question à vous poser : combien de vos Flow envoient un e-mail, créent une tâche ou modifient une autre fiche ? Si personne ne sait répondre, c'est par là que l'inventaire commence.
Sortir les données de Salesforce
Le service d'export de Salesforce produit une archive ZIP de fichiers CSV. Sa fréquence dépend de l'édition : un export tous les 7 jours en Enterprise, Performance et Unlimited, un tous les 29 jours seulement en Professional (aide Salesforce). Les pièces jointes et les documents sont une option à cocher. L'archive est supprimée 48 heures après l'envoi du mail, hors week-end, et elle disparaît dès qu'un nouvel export est lancé, même dans ces 48 heures (FAQ Salesforce).
En Professional, un export raté se rattrape donc un mois plus tard. Et un collègue qui relance un export par erreur efface celui que vous comptiez télécharger.
Les outils d'extraction plus fins, comme Data Loader, passent par l'API, qui n'est pas incluse par défaut en Professional. Les notes enrichies, elles, ne sortent pas proprement avec un export simple : elles sont rattachées à leurs fiches par un objet de liaison, et une partie reste invisible si l'extraction n'est pas faite avec les bons droits.
Reste la fin du contrat. Sur demande faite dans les 30 jours suivant la fin, Salesforce fournit les données en CSV, avec les pièces jointes dans leur format d'origine (contrat Salesforce). Passé ce délai, Salesforce n'a plus d'obligation de les conserver. Ce filet existe, mais on ne construit pas un projet sur lui : la migration se termine avant l'échéance.
La question à vous poser : quelle édition avez-vous, et quand tombe votre renouvellement ?
Ce que vous perdez à l'arrivée dans HubSpot
La date de création d'origine. Dans HubSpot, la date de création d'un contact ou d'une entreprise est posée automatiquement et reste en lecture seule ; seules les transactions la laissent modifier (aide HubSpot). Sans précaution, tous vos clients semblent créés le jour de l'import, et les rapports d'ancienneté deviennent faux. On garde la date Salesforce dans une propriété date dédiée.
Les liens entre fiches. Dans Salesforce, une fiche en pointe une autre par un champ de relation : le distributeur d'un client, le site d'un contrat, le contact technique d'un compte. Dans HubSpot, ces liens deviennent des associations, qui se chargent à part et se paramètrent avant. Les libellés d'association, comme « décideur » ou « distributeur », demandent une offre Professional ou Enterprise et doivent exister avant l'import (aide HubSpot). C'est l'endroit où une migration perd le plus d'information sans que personne ne s'en rende compte.
Les objets propres à votre activité. Contrats, sites, machines, inscriptions : si vous les avez créés dans Salesforce, ils ne passent que dans des objets personnalisés HubSpot, réservés aux offres Enterprise (aide HubSpot). Une offre Professional ne les accueille pas. La licence se règle donc avant de signer.
Les correspondances qui demandent un choix. Les comptes deviennent des entreprises, les opportunités des transactions, les demandes clients des tickets, les événements des réunions. Deux cas se décident :
- les prospects Salesforce, les Leads : HubSpot a aussi un objet Leads, en Sales Hub Professional ou Enterprise (aide HubSpot), mais il s'appuie sur des contacts et des entreprises au lieu d'être une fiche autonome qu'on convertit. On charge généralement les Leads Salesforce comme contacts, avec leur statut de qualification
- les types d'enregistrement : quand Salesforce sépare plusieurs processus de vente, on crée en général un pipeline HubSpot par processus. C'est notre choix habituel, pas une règle de l'éditeur
La question à vous poser : quels champs de vos fiches pointent vers une autre fiche, et qui s'en sert ?
Qui devient contact marketing
HubSpot facture les contacts marketing, ceux qu'on touche par e-mail marketing ou par la publicité. Les contacts non marketing sont stockés sans être facturés. Dépasser son palier d'un seul contact marketing fait monter automatiquement au palier suivant, et on ne redescend qu'au renouvellement, sur demande faite au moins cinq jours ouvrés avant (aide HubSpot).
À l'import, HubSpot crée les contacts en non marketing par défaut. Un import en plusieurs objets ou plusieurs fichiers les laisse toujours en non marketing (aide HubSpot). Le risque n'est donc pas l'import lui-même, mais le geste d'après : passer toute la base en marketing pour envoyer la première newsletter. Une base Salesforce ancienne compte souvent beaucoup de contacts à qui personne n'a écrit depuis des années. Les passer tous en marketing, c'est payer pour eux.
On décide donc avant la migration qui devient contact marketing : les clients actifs, les prospects qui ont ouvert un e-mail récemment, les inscrits aux événements. Le reste attend en non marketing.
Les désinscriptions passent en premier. HubSpot les reprend par un import dédié, qui marque les adresses comme désinscrites de tous les e-mails (aide HubSpot). Un contact qui a refusé vos e-mails dans Salesforce ne doit pas en recevoir un parce que vous avez changé d'outil.
La question à vous poser : à combien de contacts écrivez-vous vraiment, et combien sont désinscrits ?
Importer sans doublons
HubSpot reconnaît un contact par son adresse e-mail et une entreprise par son domaine, mais le domaine n'impose pas l'unicité (aide HubSpot). Deux filiales qui partagent un domaine, et c'est le doublon assuré. On crée donc une propriété à valeur unique qui reçoit l'identifiant Salesforce de chaque fiche, et on importe sur cette clé. La migration devient rejouable : on corrige, on recharge, sans rien dupliquer.
Trois règles d'import changent l'ordre du travail :
- les e-mails, réunions, notes et tâches se créent par import, mais ne se mettent pas à jour par un nouvel import (aide HubSpot). Les activités se chargent en une seule passe, en dernier, quand tout le reste est validé
- un propriétaire qui ne correspond à aucun utilisateur actif laisse la fiche sans propriétaire (aide HubSpot). Les comptes des commerciaux partis se réattribuent avant l'import
- les limites de fichier, 512 Mo et un peu plus d'un million de lignes dans les offres payantes, concernent rarement une PME, mais les gros historiques d'activités s'en approchent
Pour le tri de ce qu'on reprend et le dédoublonnage lui-même, la méthode est dans notre article sur la reprise de données CRM.
La question à vous poser : vos commerciaux partis possèdent-ils encore des comptes dans Salesforce ?
La bascule
L'ordre de chargement et de recette est le même que dans l'autre sens, détaillé dans notre guide HubSpot vers Salesforce. Quatre gestes sont propres à ce sens :
- Un dernier export Salesforce daté, téléchargé et rangé, avant l'échéance du contrat.
- Les métadonnées sauvegardées à part : Flow, rapports, champs. Elles serviront de cahier des charges pour HubSpot, et de mémoire si une question revient dans six mois.
- Les formulaires et les intégrations rebranchés le jour de la bascule. Un formulaire de site qui écrit encore dans Salesforce, ce sont les demandes de la semaine perdues.
- Une recette avec vos commerciaux sur leurs propres comptes. Ils voient en dix minutes ce qu'aucun contrôle automatique ne voit : un lien entre fiches qui manque, une note absente, une étape mal placée.
Ce qu'il faut apporter à nos trente minutes
Si vous lisez cet article, vous avez probablement déjà une date en tête. Pour savoir en trente minutes si votre calendrier tient et ce qu'il faudra reconstruire, venez avec :
- votre édition Salesforce et la date de votre renouvellement
- l'offre HubSpot envisagée
- le nombre de contacts à qui vous écrivez vraiment
- les objets propres à votre activité, s'il y en a
- les outils branchés à Salesforce : ERP, site, signature, téléphonie
Si le projet se confirme, le cadrage dure un à deux jours selon le périmètre. Il est facturé, puis déduit du projet si vous nous le confiez. Il produit l'inventaire de ce qui part, de ce qui se reconstruit et de ce qui se perd, avant qu'une seule fiche soit importée.
Questions fréquentes
Peut-on faire la migration soi-même ?
Oui, pour une petite base sans objets propres à votre activité ni automatisations. Au-delà, l'import n'est plus le plus dur : c'est l'inventaire de ce qu'il faut reconstruire, les Flow, les rapports, les outils branchés à Salesforce. C'est là qu'un regard extérieur fait gagner du temps, et qu'on évite de découvrir un manque le lendemain de la bascule.
Que deviennent nos objets personnalisés Salesforce ?
Ils ne passent que dans des objets personnalisés HubSpot, qui demandent une offre Enterprise. L'outil de transfert proposé par HubSpot ne les reprend pas : ils se chargent par import ou par l'API. Si votre activité repose sur des objets propres, comme des contrats, des sites ou des machines, la licence HubSpot se choisit en conséquence, avant de signer.
Garde-t-on l'historique des e-mails et des notes ?
Oui, s'il est extrait et chargé comme activités rattachées à leur fiche. Dans HubSpot, les e-mails, réunions, notes et tâches se créent par import mais ne se mettent pas à jour par un nouvel import : on les charge en une seule passe, une fois les contacts, entreprises et transactions en place. Les notes enrichies de Salesforce demandent une extraction à part.
La date de création d'origine est-elle conservée ?
Pas dans la propriété de HubSpot. La date de création y est posée automatiquement et reste en lecture seule pour les contacts et les entreprises ; seules les transactions la laissent modifier. On garde donc la date Salesforce dans une propriété date dédiée, pour que les rapports d'ancienneté restent justes.
Peut-on garder Salesforce et HubSpot en parallèle quelque temps ?
Oui, avec le connecteur HubSpot-Salesforce, qui demande une offre HubSpot Professional ou Enterprise. C'est une synchronisation continue, pas un outil de migration, et une synchronisation de contact peut coûter jusqu'à quatre appels d'API Salesforce. Elle sert si le marketing passe sur HubSpot avant les ventes ; pour une bascule complète, on extrait et on charge.
Combien coûte une migration de Salesforce vers HubSpot ?
Pour changer d'outil sans perdre l'historique, notre ordre de grandeur est de 15 à 35 k€ de prestation, hors licences. Ce qui fait varier le prix : le volume et la propreté des données, les objets personnalisés, et le nombre d'automatisations à reconstruire. Le détail est sur notre page tarifs.
Votre renouvellement Salesforce approche et vous voulez savoir ce que la migration va vraiment demander ? C'est la question de nos trente minutes gratuites. Pour le projet HubSpot lui-même, voir notre agence HubSpot à Lille et notre offre CRM & Ventes.